Un standard téléphonique qui prend les rendez-vous pendant les consultations.
Il répond quand le secrétariat est occupé, propose un créneau réellement libre selon le motif, et l'inscrit dans l'agenda du bon praticien.
- PatientBonjour, je voudrais prendre un rendez-vous de contrôle, plutôt en fin de journée si c'est possible.
- OsenAIBien sûr. Un contrôle dure vingt minutes. Je peux vous proposer lundi 18 h ou jeudi 17 h 30.
- PatientJeudi 17 h 30, ce sera parfait.
- OsenAIC'est noté. À quel nom ? … Merci, vous recevez la confirmation par SMS.
- Jeudi 17 h 30 · Contrôle · 20 min
- Inscrit dans Google Agenda
- SMS de confirmation envoyé
Les motifs et leurs durées sont ceux que vous avez définis. L'agent ne s'en écarte pas.
Le problème
Pendant une consultation, le téléphone sonne quand même. La personne dans le cabinet attend, celle au bout du fil aussi, et l'une des deux est forcément mal servie.
Les appels arrivent par vagues, souvent aux mêmes heures. Ceux qui ne passent pas rappellent le lendemain, ou prennent rendez-vous ailleurs.
Ce qu'il sait de votre cabinet.
Un agent générique propose un créneau au hasard. Le vôtre connaît vos motifs, vos durées et vos praticiens.
Vos motifs
Chaque motif avec sa durée. Un contrôle et une première consultation ne bloquent pas le même temps.
Vos praticiens
Qui consulte quoi, et quand. Un patient peut demander un praticien en particulier.
Vos plages
Vos horaires de consultation, vos pauses et vos absences. Il ne propose jamais un créneau où personne ne consulte.
Votre agenda
Il lit Google Agenda en direct et y inscrit le rendez-vous. Pas de double réservation.
Et pour ce qui ne se règle pas au téléphone ?
L'agent prend des rendez-vous et transmet des messages. Il ne donne aucun conseil et ne se prononce sur rien. Dès qu'une demande sort de ce cadre, il prend le nom, le numéro et le motif, et vous rappelez.
Il ne fait pas semblant d'être humain et ne met personne en boucle. C'est la première inquiétude des patients, autant y répondre franchement.
Chaque appel est tracé.
Les appels arrivent dans votre tableau de bord avec leur transcription écrite et leur enregistrement audio. Vous voyez ce qui a été demandé, ce que l'agent a répondu et le rendez-vous qui en a résulté.
C'est aussi ce qui permet de l'ajuster : une formulation qui passe mal se corrige en quelques minutes.
Un autre métier ?
Les mêmes règles, un autre vocabulaire.
- Plombiers & chauffagistesIl répond quand vous êtes sur une interventiondépannage, entretien, devis
- Services à domicileIl cale les visites de devis dans votre secteurrénovation, nettoyage, jardin
- Salons & institutsIl annonce vos prestations et prend le rendez-vouscoupe, soin, forfait
- GaragesIl bloque le bon temps d'atelierrévision, pneus, diagnostic
Questions
Le reste, on en parle en démo.
L'agent donne-t-il des conseils médicaux ?
Non, jamais. Il prend des rendez-vous et transmet des messages. Toute demande qui sort de ce cadre vous revient, avec le nom, le numéro et le motif.
Il gère plusieurs praticiens ?
Oui. Chacun a ses motifs, ses durées et ses plages de consultation, et un patient peut demander un praticien en particulier.
Où sont hébergées les données ?
Vos rendez-vous, vos patients et vos transcriptions sont hébergés en Europe. Le traitement de la voix passe par des fournisseurs spécialisés : on vous détaille le circuit complet en démo.
Combien de temps pour démarrer ?
48 heures entre le rendez-vous de configuration et le premier appel pris par l'agent, tests compris.
Appelez-le, vous jugerez.
On configure un agent avec vos motifs et vos plages de consultation. Pendant la démo, c'est vous qui l'appelez.